RPAツールの選び方と比較ポイント

RPAツールは、ソフトウェアロボットを用いて業務を自動化するシステムであり、導入する主な目的は、業務効率化とそれに伴う様々な効果を得ることです。RPAツール導入の目的と効果は以下の点が挙げられます。

RPAツール導入の目的

RPAツールを導入することで、さまざまな効果が期待できます。まず、ソフトウェアロボットが人間の代わりに定型業務を行うため、業務効率が大幅に向上します。これにより、従業員は単純な作業から解放され、より専門性が高く高度な業務に集中できるようになります。業務の効率化によって人件費や残業代も削減でき、コスト面でもメリットがあります。

さらに、業務の迅速化と精度向上により、顧客満足度も高まり、企業の競争力も強化されます。RPAは設定通りに正確に作業を行うため、人為的なミスを防ぎ、業務品質の安定に寄与します。また、従業員がより創造的で付加価値の高い仕事に集中できるようになることで、企業全体の生産性向上も期待できます。

RPAツール導入の効果

RPAの導入により、業務全体の効率化と生産性向上が期待できます。反復的なルーティン業務を高速かつ正確に処理できるため、業務プロセス全体のスピードアップと精度向上が実現されます。また、定型業務が自動化されることで、従業員はより高度な業務に集中できるようになり、人材不足の緩和にもつながります。

自動化により作業時間が短縮され、人件費も削減されるため、コスト面での効果も大きいです。さらに、業務のスピードと品質が向上することで、顧客対応の迅速さやサービスレベル全般が向上し、顧客満足度の向上にも貢献します。

RPAに単純作業を任せることで、従業員はより付加価値の高い、創造的な業務に時間を充てられるようになり、モチベーションの維持や生産性の向上が期待されます。加えて、RPAは高い精度で業務を処理できるため、人的ミスが減り、データの正確性も担保できます。

RPA導入における注意点

RPAツールは様々なメリットをもたらしますが、導入にあたっては注意すべき点もいくつかあります。

RPAの導入にはいくつかのリスクが伴います。まず、システム障害のリスクとして、システムに障害が発生すると業務が停止してしまう可能性があります。特にクラウド型RPAは、ベンダー側のシステム障害によって影響を受けることがあるため注意が必要です。

業務のブラックボックス化も懸念されます。RPAの運用方法を特定の担当者だけが把握していると、その担当者が異動した際に業務がブラックボックス化し、他の社員が運用を引き継ぎにくくなってしまう恐れがあります。

また、情報漏洩のリスクもあります。RPAで機密情報を含む業務を自動化する際には、情報漏洩対策が欠かせません。特にクラウド型RPAやネットワークに接続されたサーバーで動作するRPAは、セキュリティリスクが高く、しっかりとした対策が求められます。

さらに、誤った作業の繰り返しも問題です。業務プロセスに変更があってもRPAの設定を更新しなければ、誤った作業が繰り返される可能性があります。導入後も定期的なメンテナンスが必要で、プロセスの変更に合わせてRPAの設定を更新していくことが大切です。

RPA導入の成功ポイントと失敗しないための完全ガイド

RPAツール選定の基準

RPAツールは数多くのベンダーから提供されており、それぞれ異なる特徴を持つため、自社のニーズに最適なツールを選定することが重要です。以下に、RPAツールを選定する際の基準を、ソースに基づいて解説します。

1. 導入目的と対象業務との適合性

まず、RPA導入の目的を明確化し、どの業務を自動化したいのかを具体的に特定します。自動化したい業務の範囲や規模、複雑さなどを考慮し、候補となるRPAツールが適切に対応できるかを確認しましょう。

特定の業界に特化した業務を自動化したい場合は、その業界の業務に精通したRPAツールを選択することが重要です。導入目的と対象業務を明確にすることで、選定における自社の要件を決定し、その後の検討事項も明確になります。

2. RPAツールの種類

RPAツールは、「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類に大別されます。

サーバー型RPA

自社サーバーにRPAをインストールして運用するタイプ。大規模なRPAの展開や集中管理には、このタイプのRPAツールが適しています。複数のRPAロボットが同時に稼働し、複雑なタスクも効率的に処理できるため、業務の負担軽減や迅速化に大いに役立ちます。

また、ローカル環境での作業も自動化できるため、社内のさまざまな業務に対応可能です。ただし、導入コストが高額になりがちな点には注意が必要です。

デスクトップ型RPA

個々のパソコンにRPAをインストールして運用するタイプ。比較的低コストで、初心者にも扱いやすいRPAツールが多く、特定の担当者や部門の業務を自動化するのに適しています。

また、ローカル環境での作業も自動化でき、セキュリティ面でも優れた特徴があります。しかし、管理が複雑になりやすく、適切な管理体制がないと「野良ロボット」が発生し、全体の運用が煩雑化する可能性があるため注意が必要です。

クラウド型RPA

クラウドサービスとしてRPAツールが提供されているタイプ。インターネット接続ができる環境であれば、どこからでも利用できるため利便性が高く、導入コストも比較的安価でスモールスタートに適しています。特にWebブラウザ上の業務を自動化するのに向いています。

ただし、ローカル環境のアプリケーションやファイルにはアクセス制限がかかる場合があるため、すべての業務を自動化できるわけではない点に留意が必要です。

3. 機能

自動化したい業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。まず、業務に欠かせない機能をリストアップし、それに対して候補のRPAツールが対応しているかをチェックします。また、一部のツールには、特定のアプリケーションやシステムと連携しやすいものもあるため、業務に適した連携機能があるかも確認ポイントです。

ただし、あまりに特殊な機能を求めると、選択肢が限られたり、高額なツールしか見つからなくなる可能性があるため、慎重な検討が必要です。

4. 操作性

RPAツールを選定する際には、実際に使用する担当者のITスキルレベルを考慮し、使いやすさを確認することが重要です。特に、プログラミングの知識がなくても簡単にロボットを作成・運用できるツールを選ぶことで、現場での導入がスムーズになります。

多くのRPAツールには無料トライアルが提供されているため、実際に試用しながら使い勝手を確認するのもおすすめです。これにより、実際の業務に適した操作性かどうかを事前に把握できます。

5. 拡張性

将来的にRPAの適用範囲を広げる予定がある場合は、拡張性の高さを確認します。フローティングライセンスに対応しているか、作成したロボットを他の端末で利用できるかなどを確認します。

6. 管理のしやすさ

デスクトップ型やクラウド型RPAでは、管理機能の充実度が重要になります。複数のRPAロボットを効率的に管理できる機能、ログ管理機能、セキュリティ機能などが搭載されているかを確認します。

野良ロボットの発生を防ぐために、適切な管理体制を構築することも重要です。

7. コスト

RPAツールを選ぶ際には、導入時のコストだけでなく、運用コストやサポート費用も含めて総合的に判断することが重要です。費用対効果を分析する際には、人件費の削減効果に加え、業務効率化による生産性向上やサービスレベルの向上も考慮します。

また、不要な機能や過剰な性能を備えたツールはコストの増加につながるため、必要な機能を満たす適切なツールを選ぶことがポイントです。

8. サポート体制

RPAツール導入後も、ロボットの変更やエラーが発生する可能性があるため、ベンダーのサポートが必要になる場合があります。そのため、導入前のサポート、導入後の技術サポート、トラブルシューティング、バージョンアップ対応などがどの程度充実しているかを確認しておくことが重要です。

サポート体制がしっかりしているほど、安心してRPAの導入と運用を進めることができ、トラブル時にも迅速に対応できます。

9. セキュリティ

機密情報を取り扱う際には、RPAのセキュリティ対策が特に重要です。クラウド型RPAやネットワーク接続されたサーバーで動作するRPAは、外部からのアクセスや情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ面に十分な注意が必要です。

導入を検討する際には、アクセス制御やログ管理、データの暗号化などのセキュリティ機能が備わっているかを必ず確認し、安全な環境でRPAを運用できるように準備しましょう。

10. 無料トライアルの有無

多くのRPAツールは無料トライアルを提供しています。無料トライアルを利用することで、実際にRPAツールを操作し、自社の業務に適しているかどうかを判断できます。

11. 導入実績

初めてRPAを導入する場合は、導入実績が豊富なツールを選ぶことが安心につながります。導入実績が多いツールは、多くの企業で利用され、実績が積み重ねられているため、信頼性が高いと言えます。

RPAツールを選定する際には、上記の基準を参考に、自社のニーズに最適なツールを選びましょう。

導入する業務の適性を見極める方法

RPAツールは、業務を自動化する強力なツールですが、すべての業務に適しているわけではありません。RPAツール導入の効果を最大化するためには、自動化に適した業務を見極めることが重要です。

1. 定型業務であるか

RPAは、あらかじめ定義されたルールに従って処理を行うため、手順やルールが明確に定められている定型業務の自動化に適しています。

逆に、状況に応じて判断や対応を変える必要がある非定型業務は、RPAの得意分野ではありません。

2. 業務プロセスが明確化されているか

RPAツールに処理を指示するためには、業務プロセスを明確に定義する必要があります。業務プロセスをフローチャート化することで、RPAで自動化できる範囲を明確にできます。

3. 情報が電子化されているか

RPAは、コンピューター上で処理を行うため、情報が電子化されている業務でなければ自動化できません。紙媒体の書類を扱う業務は、OCR (光学的文字認識) と組み合わせることでRPA化できる場合があります。

4. 大量に発生する反復作業であるか

RPAは、人間よりも高速かつ正確に作業を行えるため、大量に発生する反復作業を自動化することで大きな効果が期待できます。逆に、少量かつ短時間で終了する作業は、RPA化による効果が限定的になる可能性があります。

5. 業務の発生頻度が高い、または定期的に発生するか

頻繁に発生する業務や定期的に発生する業務は、RPA化によって大きな時間削減効果が期待できます。

6. 例外処理が少ないか

例外処理が多い業務は、RPA化が複雑になり、エラー発生率が高くなる可能性があります。例外処理を事前に想定し、RPAツールで対応できる範囲を明確にしておく必要があります。

7. 他のシステムとの連携が必要ないか

RPAは、他のシステムとの連携が難しい場合があります。特に、古いシステムやカスタマイズされたシステムとの連携は、RPA化の難易度が高くなる可能性があります。

システム連携が必要な場合は、RPAツールが対応している連携方式やAPIなどを確認する必要があります。

8. コストに見合う効果が期待できるか

RPAツール導入には、ライセンス費用、導入費用、運用コストなどが発生します。RPA化によって期待できる効果 (人件費削減、業務効率化、ミス削減など) とコストを比較し、費用対効果を検証する必要があります。

RPA導入に適した業務の例

データ入力、転記作業
データ集計、加工
複数システム間のデータ同期
インターネットからの情報収集
添付ファイルの保存
受発注処理
在庫管理
メール送信、通知
レポート作成

RPAツールは、適切な業務に導入することで、業務効率化、コスト削減、人材不足解消、サービスレベル向上など、様々な効果をもたらします。導入前に、上記の基準を参考に、自動化に適した業務を慎重に見極めることが重要です。

RPAで業務を自動化・効率化するための具体的ステップとメリット

RPAツール比較一覧表

価格はあくまで目安であり、ライセンス数やオプションによって変動する可能性があります。また、サポート内容はベンダーによって異なるため、詳細は各ベンダーにお問い合わせください。

導入後のサポートとメンテナンス

RPAツール導入後も、円滑な運用と効果の維持のために、サポート体制とメンテナンスは重要な要素です。

サポート体制

RPAツールは導入して終わりではありません。導入後も、RPAロボットの変更やエラー発生など、様々な場面でサポートが必要となります。RPAツールを選定する際には、以下の点を考慮してサポート体制が充実しているか確認しましょう。

まず、有人対応について、電話やメール、チャットなどの問い合わせ方法があるか、また対応時間がどうなっているかを確認しておきましょう。迅速な対応が期待できると安心です。

次に、RPA作成のフォローです。導入前からRPA作成をサポートしてくれる会社もあり、導入に不安がある場合は、導入前からサポートが充実している会社を選ぶと良いでしょう。

操作方法の学習資料も確認ポイントです。セミナーや動画教材などの学習支援を提供している会社もありますので、自社の学習スタイルに合ったサポート体制を選ぶと効果的です。

トラブルシューティングのサポートも重要です。エラー発生時に原因を迅速に特定し、解決策を提示してくれるサポート体制があるかどうかを確認しましょう。

また、バージョンアップ対応も必要です。RPAツールがバージョンアップする際、ロボットの設定や修正が必要になる場合があり、それに伴うサポートが提供されているかも確認しましょう。

セキュリティ対策のサポートも欠かせません。情報漏洩などのリスクに対応する体制が整っているか、セキュリティに関するサポートが充実しているかを確認することで、安心して運用できます。

メンテナンス

RPAツールを安定稼働させ、長期的に効果を得るためには、継続的なメンテナンスが不可欠です。

RPAの運用管理では、いくつかのポイントに注意することが重要です。

まず、定期的な動作確認が欠かせません。RPAロボットが正しく動作しているか、エラーや不具合が発生していないかを定期的に確認し、ログをチェックしたりテスト実行を行ったりするなど、適切な監視体制を構築しましょう。

また、業務プロセスの変更やシステムのアップデートに伴い、シナリオの更新も必要になります。これにより、RPAが常に最新の業務内容に沿った形で動作できるように維持します。

ロボットの管理も重要で、ロボットの数が増えると管理が複雑化し、いわゆる「野良ロボット」と呼ばれる管理されていないロボットが発生する可能性があります。適切な管理体制を整え、ロボットの棚卸しやバージョン管理、権限設定などを実施し、確実な管理を行いましょう。

さらに、担当者の異動にも備えが必要です。特定の担当者だけがRPAツールの操作やシナリオの内容を把握していると、異動時に業務が滞る可能性があります。これを防ぐために、マニュアルの作成や引継ぎの徹底を行い、業務が属人化しないようにしましょう。

最後に、セキュリティ対策を徹底することが必要です。RPAツールには情報漏洩などのリスクも伴うため、特に個人情報を扱う場合は、アクセス権限の設定やログ監視、セキュリティソフトの導入などを行い、万全のセキュリティ対策を実施しましょう。

まとめ

RPAツール導入は、業務効率化やコスト削減を実現するための有効な手段ですが、導入後のサポートとメンテナンスを軽視すると、期待した効果を得られない可能性があります。RPAツールを選定する際には、サポート体制の充実度を重要な要素として考慮し、導入後は計画的なメンテナンスを実施することで、RPAツールを長期的に活用し、最大限の効果を引き出すことができます。

情報収集 SaaS のインサイツは、業務プロセスにあわせて、あらゆる情報やデータを収集・活用するお手伝いをしています。競合や業界の情報収集はもちろん、価格データや SNS データ、リスク情報、中央官庁の通知通達やドキュメント、採用情報など、どんな情報でも最適な形で手元に届けることができます。

下記のお問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせ下さい。